El día de trabajo ya es bastante agitado de por sí. Y si a eso le sumamos las interrupciones regulares de los compañeros de trabajo, la bandeja de entrada de correo electrónico y el teléfono en el bolsillo las cosas se ponen aún peor. Pero los científicos han encontrado una fórmula para mantener la productividad incluso en un horario de trabajo fragmentado por estas distracciones habituales.
El secreto, de acuerdo con un nuevo estudio, es tener un plan preparado con anticipación para reanudar el trabajo tan pronto como termines de chatear con el oficial de cuenta del banco o de arreglar la palanca de refuerzo en tu silla de oficina.
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Este “plan listo para reanudar”, como lo describe el equipo de investigadores, significa que se puede pivotar entre las tareas de manera más efectiva, sin la confusión mental habitual que surge al cambiar entre demasiados trabajos diferentes.
Además, no solo te ayuda a recordar lo que quedó interrumpido sino también a prestar más atención a lo que te interrumpe
“Tenemos que gestionar proactivamente la forma en que hacemos la transición entre tareas para ayudar a que nuestra atención esté más enfocada y menos distraída o dividida entre todo lo que tenemos en nuestro plato”, dice una de las investigadoras, Sophie Leroy de la Facultad de Negocios Bothell de la Universidad de Washington.
“El plan listo para reanudar es una forma simple de ayudar cuando se trata de interrupciones frecuentes. Al hacerlo, también ayudamos a la persona que interrumpe, porque estaremos más presentes en esa interacción y nuestra participación será de mayor calidad. ”
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Para evaluar los efectos de las interrupciones, Leroy y su colega Theresa Glomb, de la Escuela de Administración Carlson de la Universidad de Minnesota, estudiaron a 202 profesionales mientras trabajaban, y a quienes se les pidió que alternaran entre dos tareas diferentes.
Al usar un juego de asociación de palabras, se demostró que los trabajadores siguen pensando en su tarea original incluso después de haber cambiado a una nueva, lo cual no es ideal si quiere alcanzar los plazos y realizar su mejor trabajo.
En experimentos con otras 110 personas, se les pidió a los trabajadores que abandonaran una tarea para revisar una serie de CV, antes de volver a la primera tarea. Los que tenían un plan listo para reanudar en su lugar pudieron recordar más detalles de los CV que habían estado leyendo cuando volvieron a cambiar.
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“Es una mejora en el rendimiento, tanto en la calidad de la información retenida como en la capacidad de tomar decisiones con información compleja”
Si estás ansioso por armar tu propio “plan listo para reanudar” en caso de que te salgan con un nuevo trabajo urgente en tu bandeja de entrada, los investigadores dicen que ese plan debe incluir dónde tenés que retomar, qué desafíos quedan por resolver y qué acciones debes tomar.
Incluso solo tomarse un minuto para anotar algunos detalles de dónde debe retomar nuevamente puede ayudar, según muestra el estudio. No tiene que ser largo o elaborado.
Los investigadores lo describen como una forma de lidiar con “residuos de atención”, donde la concentración se pierde y se confunde. Así, por ejemplo, la atención puede comenzar a flotar en una reunión mientras piensa en el otro trabajo que aún le queda por hacer.
En este caso, los investigadores solo analizaron los beneficios de realizar la tarea secundaria y no analizaron qué tan bien las personas volvieron a su primer lote de trabajo después, aunque también esperan un impacto positivo.
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Los estudios de seguimiento están planeados para analizar más los efectos, pero mientras tanto, los investigadores dicen que necesitamos administrar tareas en nuestro cerebro de la misma manera que administramos las aplicaciones en una computadora; de lo contrario, no estamos siendo tan efectivos como podríamos ser.
“Es como si Windows permaneciera abierto en nuestros cerebros, y hace que sea difícil enfocarse en el trabajo intermedio”, dice Leroy.
“Como todavía estoy pensando en la Tarea A mientras trato de hacer la Tarea B, no tengo la capacidad cognitiva para procesar esas dos tareas al mismo tiempo y hacer un trabajo perfecto en ambas tareas. No es cognitivamente posible”.
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