Time Blocking: el método de 8 pasos para ser más productivo y eficiente

Time Blocking es fácil, intuitivo y tremendamente efectivo. Un método que ayuda a ser realmente más productivo y usar el tiempo eficientemente.

Si hay algo que se puede afirmar sobre los modos de trabajo moderno, es esto: si uno no controla el horario, él se encargará de controlarlo a uno.

Sin embargo, tenemos bien en claro que en la era del multitasking y la hiperagenda es más que necesario equilibrar los males necesarios de las reuniones, el correo electrónico, el chat en equipo y el “horario ocupado” con el tiempo que debemos usar concentrados para las cosas laborales que realmente importan.

Dado que convertirse en un ermitaño digital no es una opción para la mayoría de nosotros, necesitamos estrategias concretas que nos ayuden a concentrarnos y evitar distraernos. Ahí es donde entra la estrategia del Blocking Time o, lo que podríamos traducir como “bloqueo de tiempo”, una forma simple pero efectiva de recuperar el control de la jornada laboral.

Qué es el Time Blocking

Time Blocking es una técnica de gestión del tiempo que consiste en planificar y dividir la jornada en bloques horarios que incluyen todas las fases del día y las actividades que tenemos por delante, reservando esos espacios para dedicarlos única y exclusivamente a llevar a cabo esas tareas de manera enfocada.

Time Blocking es una técnica que te servirá para delimitar perfectamente las tareas que realizarás a lo largo de tu jornada de inicio a fin

Cal Newport, autor de libros sobre el Blocking Time, dedica 20 minutos todas las noches a programar el próximo día laboral y explica por qué: “A veces la gente pregunta por qué me molesto con un nivel tan detallado de planificación. Mi respuesta es simple: genera una gran cantidad de productividad. Estimo que una semana laboral de 40 horas con tiempo bloqueado produce la misma cantidad de producción que una semana laboral de más de 60 horas sin estructura”.

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Cómo implementar el Time Blocking paso a paso

La idea de utilizar Time Blocking es ahorrar tiempo diario para organizar el día. Por eso vas a necesitar asignar una hora al final de tu semana para realizar una planificación del horario general que vas a seguir en la semana entrante con las actividades previstas semanalmente y unos minutos cada día para definir con mayor detalle como trabajarás y que harás al día siguiente.

Veamos cómo implementar el Time Blocking paso a paso

  1. Define y prioriza tus tareas

Una vez que empieces a elaborar tu horario, observa detalladamente cada una de tus tareas y ordenalas a lo largo de tus días y semanas por sentido de urgencia y prioridad.

  1. Estimá el tiempo que llevará

Deberás anticiparte y saber cuánto tiempo te llevará realizar cada tarea en concreto sin haber siquiera empezado. Aprender a hacerlo acertadamente puede llevarte algún tiempo, pero como toda actividad, la práctica va a ir haciendo que mejores.

  1. Divide tu día

Para comenzar, necesitas un calendario diario dividido en espacios de tiempo de 30 minutos. ¿Por qué tan poco tiempo? Porque 30 minutos pueden representar una buena parte de tu actividad productiva. Perder solo dos o tres de estos pequeños bloques puede disminuir tu capacidad para alcanzar tus objetivos, desde terminar ese proyecto que tanto deseas en el trabajo hasta escribir un libro.

  1. Reserva espacios para imprevistos

Time Blocking es una técnica muy eficiente para ser más productivo, pero siempre en función de qué tan realista seas a la hora de elaborar tu horario. Para no correr detrás de tus propias estimaciones y no frustarte, es importante reservar espacios de tiempo para cubrir imprevistos, desde el bloque que no lograste estimar con precisión y te lleva más tiempo de lo que planeabas cumplirlo, hasta las actividades que surgen imprevistamente.

  1. Programa tus actividades personales

Da peso a tus actividades personales y asegúrate que cumples los tiempos de descanso. Cuando estamos a tope, tendemos a sacrificar de primero nuestro tiempo libre, no es nada nuevo. Ya descansaremos, ¿no? La programación de tu tiempo no solo debe ser para trabajar, sino también para tus actividades de ocio.

  1. Ser honesto y huir del optimismo

Para que este método funcione, es fundamental ser honestos con uno mismo: no tiene sentido planear que se van a hacer cinco tareas en un día cuando por experiencia sabemos que no podremos concretarlas. Esta falta de sinceridad solo llevará alñ fracaso del plan, a la frustración y el regreso a la desorganización.

  1. Primero las actividades rutinarias

Programá el día para que primero lleves a cabo las actividades que son rutinarias en tu trabajo y después, continuá con las no rutinarias. Si ya sabés que te pasás la primeras parte de tu mañana respondiendo emails o haciendo llamadas, ponelo en tu horario como una actividad rutinaria para hacer a primera hora.

  1. Trabajar enfocado

Una regla muy importante para que Time Blocking resulte ser un método efectivo es que te comprometas y respetes los bloques de tiempo previstos para cada actividad. Para ello deberás trabajar enfocado, concentrado y tener el máximo de responsabilidad y disciplina.

Ponelo en práctica. Anticipar tu trabajo y organizarlo nunca es una pérdida de tiempo, al contrario, es una forma de invertirlo.

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