El 90% de lo que hacemos es improductivo: 8 claves para cumplir tus metas

Aritz Urresti, ingeniero, desarrolló un método para identificar sueños, objetivos, metas y compartimentar las tareas para aprender a gestionar el tiempo. El problema, señala, es que “no se nos ha enseñado a pensar”. Conocé sus tres pasos -priorizar, proteger y perseverar- y viví mejor.

Es un mal de época que no amerita ninguna celebración: todos deseamos que el día aumente su cantidad de horas porque la jornada se esfuma y buena parte de lo que debíamos o queríamos hacer no tuvo espacio. Hacemos 10 y quedan 20 en la lista de pendientes. Corremos no alcanza; vivimos mal y ni siquiera sirve para lograr las metas que nos proponemos. Pero… ¿Alargamos el día o cambiamos nosotros? ¿No es mejor organizarse y bajar la cantidad de cosas a pretender días inhumanos, donde el placer y el bienestar no tienen lugar alguno?

Reuniones, llamadas, mails, compras, gestiones, citas, dietas, encuentros, fechas límite, hijos, padres, compañeros, amigos… Infinitos grupos de Whats App siempre al borde de la ofensa porque “clavamos el visto” sin contestar.

Estrés, estrés, estrés. Agotamiento, neblina mental, el cuerpo que empieza a pararnos a puro síntoma. Es momento de parar y de dejar de creer que vivir pasados de rosca es símbolo de éxito y que contar que trabajamos 15 horas por días tiene algo que merezca elogios

Bien lo sabe Aritz Urresti, un ingeniero de Bilbao que comenzó a estudiar la productividad y la gestión del tiempo entre las diferentes áreas de su vida al darse cuenta de que el equilibrio entre salud, familia y trabajo era un imposible.

Dos duras experiencias de familiares lo llevaron a replantearse su vida y se sometió a un programa de desarrollo profesional y personal. “Me costó 5 meses darme cuenta de que el 90% de lo que hacía no era rentable ni productivo. Y eso me dio mucho que pensar porque tenemos un sistema en el que te educan para trabajar y que el resto del tiempo lo emplees en lo demás“, dice Urresti, y asegura que esa manera de vivir, además de ineficiente, es infeliz. “Cambié mi forma de priorizar, empecé a hacer deporte otra vez, a jerarquizar qué tareas de mi puesto de trabajo era rentable hacer, reservar tiempo para estar en familia y di un cambio radical a todos los niveles”.

“Nadie prioriza la vida personal, nadie pone la salud y la familia por delante y en el trabajo trabajamos por tareas y funciones pero no por objetivos y metas enfocados a resultados. Es la clave de lo que es la productividad”

Así llegó no sólo a aprender cómo vivir mejor sino a volcar su método en un libro que es best seller: se llama ‘Las cajitas del éxito’ y desarrolla su metodología para enseñar al cerebro a identificar qué es rentable y eficiente y qué no, y también a cómo procesar una cadena de órdenes, cuanto más atomizadas mejor.

mujer estrés

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Para dar ese giro, lo primero que se necesita es un espíritu autocrítico: “Tendemos a justificar nuestros errores desde pequeñitos”. Urresti asegura que el problema es que “no se nos ha enseñado a pensar”. Y tampoco a interiorizar los cuatro pasos de la planificación que son: pensar, priorizar, proteger y perseverar

Otro punto prioritario es poder distinguir entre sueño, objetivo, meta y ‘cajita’, que según su método es el átomo de la organización.

8 claves para organizarse y vivir mejor

Urresti desarrolla en ocho claves las fases para que una persona lleve a término lo que quiere hacer de manera eficiente, sin afectar la calidad de vida.

  1. Identificar los sueños o ‘para qués’

Según Urresti, la mayoría de las personas no tiene claro qué hacer con su vida, y ahí nace el problema: es fundamental que haya ‘para qués’, y los “para qués” son los sueños. “La palabra motivación, de la que tanto se habla, está compuesta por los conceptos: motivos y acción”, explica. Las razones que uno tiene para hacer algo proceden de los ‘para qué’, que es importante tener claros y que trasciendan la esfera de lo obligatorio.

2. Trazar objetivos claros a tres meses

De nada sirve tener sueños si no hacemos algo por cumplirlos. Urresti aconseja convertirlos en objetivos a tres meses vista, porque hay que ir troceándolos. Un objetivo es un pedacito de sueño, es un resultado. Y esta idea abre pista para entender cómo se pasa al siguiente paso.

Compartimentar las órdenes que damos al cerebro es importante porque nuestra parte subcosnciente asume la gran parte de las decisiones y es incapaz de asumir un concepto que no sea objetivo y tangible

Y pone un ejemplo de manual: “¿Por qué no vas al gimnasio? Porque dejar de ir no te cuesta 1000 pesos y podés vivir con ello”.

3. Entender cómo funcionan las metas

Para cumplir objetivos, hay que marcarse metas, que no son otra cosa que caminos. Para aterrizar el concepto: si tu objetivo es bajar cinco kilos, tu meta es hacer 5 comidas al día, sumar 5 horas de deporte a la semana, dejar de lado las grasas y comida chatarra un tiempo, etc. Es concreto.

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4. Planificar las ‘cajitas’

¿Cómo ponemos en marcha las metas? Aquí entran en juego las ‘cajitas’, que son las pequeñas acciones que hay que desarrollar para conseguir cada meta. Si, por ejemplo, tenés que hacer cinco comidas al día, las ‘cajitas’ serán hacer las compras, cocinar, empaquetar las raciones, etc.

Las ‘cajitas’ son cronológicas; de izquierda a derecha, una depende de la otra. Esto significa que si yo no hago la última, todas las anteriores no sirven para nada”

Ese es precisamente uno de los mayores problemas que presenta todo proceso productivo, que nadie llega hasta el final porque hay fallas en el camino. “Tenemos un sistema en el que la gente se queda en dos tercios de lo que hay que hacer de cada actividad. Al no hacer lo del final, lo que pasa es que todo lo que se ha hecho no sirve para nada“.

Una lista a mano puede ser un buen principio para organizarse mejor. Este sistema sirve para planificar un trabajo, pero también una acción cotidiana. Hay que pensar y dividir la meta en tres mini acciones. “Si estoy cansado me cuesta pensar, y el cerebro lo rechaza y procastino”, explica Urresti.

Cuando uno tiene las metas divididas en ‘cajitas’, hace las cosas porque no tiene que pensar y ejecuta: cuando no tiene claro cada peso, casa mini tarea, no las hace, tiene que pensar y tiende a dilatar.

“Cuando le decís a tu hijo ordená el cuarto no lo va a hacer, pero si le decís guardá las zapatillas y hacé la cama sí lo va a hacer. Esto funciona para todo”, recomienda.

5.- Incorporá las ‘cajitas’ en la agenda

Toda esta planificación no tiene sentido si no las apunt´ss en tu agenda. “Las posibilidades de que las ejecutes aumentan un 100%. Si no, se evaporan igual que tus propósitos de antes -dice Urresti-. Cuando tengo las ‘cajitas’ no tengo que pensar y ejecuto, cuando no las hago, tiendo a dilatar”.

6.- Fuiste demasiado optimista

Ppuede ocurrir que hayas agendado las teareas en un momento de excesivo optimismo con respecto a tus posibilidades. Un truco es reducir un tercio tus previsiones si registrás que armaste una lista inasumible.

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7.- Despejar interrupciones e imprevistos

Volviendo a los cuatro principios de la planificación, aquí entran en juego ‘proteger’ y ‘perseverar’. Aquí es importante priorizar. ¿Qué tareas son imprescindibles? ¿Hay alguna forma ejecutiva de despejar ese problema? No olvides tus ‘cajitas’, tus metas, tus objetivos, y mucho menos, tus sueños.

Hay unas cuantas barreras mentales que identificar y romper para evitar que cualquier cosa del día a día te rompa tus prioridades

8.- Desechar hábitos y barreras mentales

Urresti explica en su libro por qué es clave entender qué son hábitos y qué son barreras mentales. “Hay dos tipos de barreras mentales: las ‘matametas’, que son todas aquellas que repiten el concepto de que no se va a poder, y los ‘robatiempos’. Como no sé decir que no, me roban el tiempo; como no sé decir que no, no delego”.

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