Almacenar en la nube fotos, recuerdos y mensajes se convirtió, hace tiempo, en la versión moderna de guardar aquello que se considera importante en cajas y crear sistemas de almacenamiento para ordenar imágenes de vacaciones, cartas y documentos importantes.
La vida digital se puede dividir en tres categorías: correos electrónicos, foto y documentos, que suelen esta almacenados en dispositivos y en la nube. Pero la tecnología no solo sirve para almacenar estos archivos o recursos, sino también para ayudar a dar un orden a la vida digital.
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Para ello, Google One y Marie Kondo –la consultora en organización- presentan algunos consejos para aguardar y organizar archivos, recuerdos y mails.
Kondo explica que la carpeta “Recibidos” es el espacio en el que se reciben y se guardan los correos electrónicos antes de ordenarse. Plantea el objetivo de procesar y ordenar los mails a diario y, para comenzar desde cero con este proceso, propone archivar todos los correos electrónicos que se encuentren en la bandeja de Recibidos.
Pero si se archivan, ¿cómo es posible volver a encontrarlos? Es muy sencillo, solo hay que buscar el correo a través del cuadro de búsqueda o en la carpeta “Todos”.
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Otro consejo que acerca Marie Kondo es utilizar las “Etiquetas” para ordenar los correos electrónicos que se reciben a diario. Para comenzar, recomienda activar la sección “Prioritarios” desde las configuraciones rápidas de Gmail, para clasificar automáticamente los correos importantes.
De esta forma, serán los mails que primero aparecerán en la bandeja de entrada. Por último, recomienda asignar categorías para administrar la bandeja de entrada predeterminada.
¿Cuántas etiquetas recomienda? Si bien no define un número, sugiere crear pocas etiquetas para facilitar la asignación, además de asociarlas con las tareas diarias o con categorías que resulten fáciles de identificar. Como “Pendientes”, “Necesidades” y “Deseos”.
Este consejo no solo apunta a ordenar la vida digital, sino también a proteger los recuerdos y fotos. Kondo sugiere habilitar la opción que permite la creación de copias de seguridad automáticas y almacenan las fotos de los dispositivos en la nube.
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Asimismo, recomienda algunas funcionalidades de Google Fotos para ordenar los recuerdos y encontrarlos de forma rápida y sencilla. Por ejemplo, la herramienta permite buscar fotos por hora, ubicación o, incluso, por los objetos o las personas que aparecen en ellas.
Utilizar palabras clave sencillas al nombrar carpetas y archivos, como “Itinerario de vacaciones en Italia”, “Recetas de la abuela” o “Impuestos de 2021”, es una de las claves que acerca Kondo para facilitar la búsqueda de los archivos almacenados. Otro aspecto a tener en cuenta, es que las búsquedas que se pueden realizar no se limitan al nombre de los archivos.
La clave de la organización de los documentos en Drive es la búsqueda intuitiva, es decir, la posibilidad de buscar según el tipo de archivo e incluso la persona que lo compartió, entre otros atributos.
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Por último, recomienda crear solo las carpetas necesarias de acuerdo al uso que se le da a Drive y a los archivos que se almacenan. Por ejemplo, menciona que es recomendable crear aquellas que permitan ordenar los tipos de archivo más comunes, como documentos financieros o de viajes.
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