Poder guardar archivos en la nube y contar con espacio para ello es fundamental para poder trabajar desde dónde quieras, sin necesidad de trasladar la notebook o equipo de trabajo. La tan nombrada “nube” facilita enormemente esta tarea. Qué es Google Drive es la pregunta que vemos en los buscadores de internet.
Qué es Google Drive
Google Drive es un servicio gratis que te da espacio en la nube. Para contar con el servicio hace falta tener una cuenta de Gmail y en ese espacio que te brinda podrás:
- Almacenar todo tipo de archivos.
- Crear y editar documentos de trabajo, como hojas de cálculo o documentos de Google.
- Compartir los documentos y poder editarlos de forma conjunta en tiempo real.
- Gestionar archivos sin necesidad de descargarlos.
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Ahora, simplemente con tener un dispositivo que se pueda conectar a internet, se puede trabajar con nuestros archivos guardados en el Drive. También existe la opción de editar documentos sin estar conectados.
Como toda herramienta, Google Drive nos puede ayudar para muchas cosas pero también puede traer algunas desventajas. A continuación les nombramos algunos beneficios para usar esta aplicación de Google y además, algunas contras que puede tener.
Cómo funciona Google Drive: ventajas
Google Drive es una gran herramienta que ayuda a organizarse, crear contenido y poder trabajar en forma conjunta de una forma mucho más fácil. Les contamos sus ventajas.
- Editar contenido en forma colaborativa: permite que muchas personas puedan trabajar sobre un mismo documento en tiempo real. Para esto, deberás darle el permiso a tus colaboradores, lo que no significa que ellos tengan acceso a todos los documentos, sino solo al archivo que has compartido.
- Convertir a PDF: si no estás trabajando con un archivo en formato PDF, ahora lo vas a poder hacer de una forma muy fácil y rápida. Una vez abierto el documento en Google Docs, hay que entrar en el menú del archivo y pulsar en descargar. Cuando te aparece un menú desplegable, va a estar la opción de convertir a PDF.
- Copias de Whats App en Drive: ¿te pasa que a veces querés recuperar viejas conversaciones de Whats App? Ahora es posible tener todo guardado lo del chat en Drive. Lo único que tenés que hacer es ir a los ajustes de Whats App, ir a los chats y por último a copia de seguridad.
- Copias de seguridad del disco duro: otra cosa que nos puede pasar es que en nuestro celular tengamos poco espacio y necesitemos liberarlo. Un gran recurso que ofrece Google Drive es hacer copias de los discos duros, cámaras o tarjetas SD, que se puede hacer con la aplicación Copia de Seguridad y Sincronización.
- Escribir con la voz: muchas veces nos encontramos con textos que tenemos que escribir y no contamos con el tiempo necesario o simplemente nos da pereza dedicar un rato largo a eso. Con Google Drive se puede escribir usando la voz. Hay que presionar sobre el micrófono cuando se está por redactar el documento y comenzar a hablar para pasar de la voz al texto.
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- Crear documentos con URL nueva: esto ayuda a la organización. Es muy común estar trabajando y necesitar tener varias ventanas abiertas. Google Drive permite crear la cantidad de documentos que quieras con una URL nueva. Además, se puede abrir otros archivos en otras direcciones URL, como es el caso de Google Sheets y Google Sites.
- Usar documentos sin conexión a internet: ya no es un problema si te quedaste sin Wifi donde estés porque se puede editar los documentos sin necesariamente estar conectado. Para esto, hay que ir a configuración, después a la sección general y activar la opción sin conexión.
- Utiliza el buscador avanzado: si tenés demasiados archivos almacenados, puede pasar que uno esté apurado y requiera encontrar ese que estamos buscando. Con el objetivo de encontrar mucho más rápido lo que necesitás, solo hay que posicionarse sobre el cuadro de búsqueda principal, ver la flecha donde se muestra “Opciones de búsqueda” y un nuevo menú será desplegado.
- Guarda contenido de internet: ¿cuántas páginas puede pasar que nos encantan y no queremos perderlas? Instalando la extensión oficial de Google Chrome de Save to Google Drive vas a poder guardar todo el contenido que creas necesario.
- Crear invitaciones con formularios: organizar algún tipo de evento o juntada con amigos o familiares es indispensable. La aplicación Formularios permite crear inscripciones e invitaciones algún tipo de evento, o también realizar alguna encuesta si es necesario.
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- Poder visualizar tus presentaciones: quizá a veces sea necesario presentar a otras personas en una reunión o en una juntada lo que vamos haciendo. Para conectar a algún dispositivo de streaming que esté conectado a una pantalla, como Chromecst o Apple Tv, hay que pulsar en iniciar Presentación y después en presentar en otra pantalla, para lo que hay que hacer click sobre una flecha ubicada en la parte derecha.
- Más seguro: es más difícil que alguien ajeno a vos pueda entrar a tu cuenta porque mejoraron mucho en la identificación de seguridad. Ahora se puede activar con una autentificación de dos pasos. Si alguien accede a la cuenta desde otro dispositivo sin tu permiso te va a llegar un aviso antes y el posible “hacker” va a tener que verificar su identidad.
- Capacidad de almacenamiento: no creo que la cuestión de espacio sea un problema porque hay capacidad de guardar archivos de hasta 15 gigabytes y si tenés la versión paga tenés 1 terabyte adicional.
- Trabajo para empresas: así como una persona puede usar Google Drive para el uso que prefiera, las empresas también pueden hacerlo. Es una versión paga y se llama GSuite, que ayuda a tener todos los archivos y mails de la empresa centralizados y seguros.
Desventajas (que solo son molestias)
Si bien hemos nombrado muchas ventajas acerca del uso de esta herramienta, también podemos encontrar algunas cosas que nos pueden dificultar.
- Más atención: si estás usando otra computadora que no es la tuya y dejás abierta la sesión, pueden acceder a la cuenta. Para no tener problemas hay que estar atento y no olvidarse de cerrarla siempre.
- Tiempo para entender: quizá al principio cueste internalizar algunos conceptos de las aplicaciones, como editar documentos en tiempo real o gestionar algunos archivos. Pero es cuestión de tener paciencia e ir probando.
- Tener una cuenta: capaz ya tenemos algunas cuentas creadas y no tengamos ganas de crear otra más, pero es necesario para contar con los servicios que brinda Google Drive.
Esto es lo que hemos contado de cómo funciona Google Drive, una herramienta muy útil, sencilla y eficaz para organizarse, crear y almacenar archivos. ¿Te gustaría empezar a usarlo?
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