Andrés Kloster (@AndresKloster), director de Eleven, agencia digital 100% SEO y conductor del podcast #LaMaquinaDelSEO, comparte una serie de consejos para aprovechar las videollamadas y las reuniones virtuales en tiempos de pandemia. Cómo evitar que se vuelvan cansadoras e improductivas e implementar algunas practicas que permiten aprovechar bien estos recursos.
La pandemia del coronavirus no ha hecho más que acelerar migraciones digitales que llegaron para quedarse y es probable que muchas prácticas se incorporen definitivamente en distintos ámbitos. Es lo que ocurrirá, entre otras tantas cosas, con las reuniones virtuales. Cada vez tendremos más encuentros vía Zoom u otras plataformas y habrá muchas cuestiones que resolveremos remoto a través de una call. Por eso nos pareció súper interesante el “hilo” de consejos que compartió Andrés en su Twitter. Lo compartimos.
Call: claves para evitar reuniones improductivas
“Cuento algunas cosas que nos sirven en Eleven. Con mi socio, Guido, cofundamos Eleven viviendo a 11.400 kilómetros de distancia y compartimos menos del 1% de nuestro tiempo estos años en la misma habitación. Si de algo sabemos es de tener calls improductivas.
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Antes de proponer una call hay que preguntarse “¿esto no se puede resolver por escrito de forma sincrónica (Slack) o -idealmente- asincrónica (Mail)?”. La llamada tiene que ser el último recurso, no el primero. Es el más costoso para todos.
En palabras del equipo de Basecamp: “Comunicación en tiempo real ocasionalmente, comunicación asincrónica por default”
Cómo lograr una buena videollamada
- Una buena call tiene horario de inicio y de fin pre pautado y se respeta.
- La agenda está clara de antemano y todos la conocen.
- Están las personas necesarias, ni más ni menos.
- Si es para revisar un problema, se sale de la misma con accionables que lo resuelven.
Si alguien durante una call está haciendo otra cosa mientras participa de la misma, esa persona está de más o la reunión esta mal planteada. Lo que sucede muchas veces es que se arman calls internas de la empresa que duran 1 hora y media y participan 12 personas. Perfectamente podrían ser reuniones de veinte minutos con 3 personas.
Poner a gente a reuniones para que “escuche” a veces no sirve.
Si después de una reunión, la ausencia de una persona no hacía la diferencia, esa persona estuvo de más (y le bloqueamos una hora o más de su día). Si es “para que se entere”, se le puede mandar una minuta.
No pongamos gente en calls como si fuera escuchar un podcast.
Calls todos con cámara activada
Es una reunión y la comunicación no verbal es importante. Si hay gente que permanece con la cámara desactivada porque está haciendo otra cosa, está de más en la call.
Planificar las llamadas
Los equipos que están a cargo de un proyecto o área necesitan reuniones recurrentes (semanales/quincenales/mensuales) para avanzar. Esas calls deberían ser idealmente el mismo día, a la misma hora, y con la misma agenda.
Para reuniones recurrentes de equipos nosotros utilizamos la metodología L10 meetings del framework EOS que fue realmente un antes y después.
Puede parecer innecesario pero puntuar las reuniones recurrentes al finalizar es un buen hábito para mejorarlas. La diferencia entre una reunión que se repite semanalmente y todos consideran un 6 y otra que todos consideran un 10 es muy grande a lo largo de un año.
Si la empresa o los equipos no tienen un camino claro para plantear problemas cotidianos van a terminar teniendo calls de más.
A le dice a B por Slack ‘che deberíamos hacer X’, B dice ‘uh sí, debería opinar C, coordinemos call’, hacen call, discuten una hora, no resuelven nada.
Contrario a lo anterior, si en las reuniones semanales de un equipo hay un backlog de problemas en el que todos suman durante la semana y en esa reunión se utiliza un tiempo prefijado para revisar ese backlog, la cantidad de calls durante la semana para ‘pingponear’ tiende a cero.
Importancia del moderador
El moderador o la moderadora de la call (siempre hay en +2 personas, explícita o implícitamente) tiene que estar atento a cuando la discusión empieza a repetirse, cortarla y llevar a una conclusión.
Plantear de antemano el tema a solucionar
La call no es el momento de pensar en el problema: el tema se lleva pensado de antes y la videollamada es para plantear cada postura, discutir y arribar al acuerdo.
Una amiga una vez me dijo “X es un gran jefe: respeta mi tiempo, no me pone calls al pedo y cuando hay reuniones lleva las cosas pensadas para que la aprovechemos al máximo”. Así debe ser.
Reuniones externas: importancia de matchear agendas
Calendly es la gloria para calls. Por ejemplo, mando el link a los invitados de mi podcast, ellos eligen día y hora (filtra al estar sincronizado con mi Google Calendar y con condiciones que le pongo antes) y al seleccionar se genera el evento y el link de reunión en la app que configures.
Calls y productividad
Algunas agencias acostumbran poner a todos los analistas posibles en las calls con clientes para que se vea que hay mucha gente trabajando en su proyecto. Esto no es recomendable: las calls son agotadoras y tienen un costo de oportunidad, ¿cuántas calls puede tener alguien por día y ser productivo el resto de sus horas? Pocas.
Aunque es muy difícil de lograr, lo ideal sería poder amontonar todas las reuniones en unos días y el deep work en otros. También es productivo amontonar todas las reuniones del día a la mañana/tarde y dejar el opuesto para el trabajo individual.
Duración de la reunión
Google Calendar por defecto arma los eventos de una hora. Yo lo considero excesivo. Muchas reuniones se pueden resolver en 30 o 45 minutos. He mandado invites de 10 minutos para que se entienda que lo resolvemos rápido y los demás participantes no piensen que deben bloquear una hora sí o sí.
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